sábado, 12 de julio de 2008

RELACIÓN ENTRE LA CONTABILIDAD Y EL ENTE ECONÓMICO


LA EMPRESA

La empresa es una entidad económica donde se combinan dinámicamente factores que son necesarios para el proceso de producción. Estos factores esenciales son: el capital, el trabajo, la dirección empresarial.

La empresa es una organización económica. Son organizaciones jerarquizadas, con relaciones jurídicas, y cuya dimensión depende de factores endógenos (capital) y exógenos (economías de escala). Las empresas son, al menos la mayor parte, sociedades, entidades jurídicas, que realizan actividades económicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas. La empresa sigue existiendo aunque las acciones cambien de propietarios o éstos fallezcan. Una empresa o compañía posee una serie de activos; cuando se crea una empresa hay que redactar una serie de documentos públicos en los que se definirá el objetivo de la misma, cuál es su razón social, su domicilio fiscal, quiénes son los socios fundadores, cuál es el volumen de capital social inicial, en cuántas acciones o participaciones se divide el capital social y cuáles son los estatutos de la sociedad, entre otros. La actividad y la estructura legal de las empresas se regulan mediante el Derecho mercantil, que establece los requisitos contables, las obligaciones de los gestores o administradores y los derechos de los accionistas. Existen otras formas jurídicas, como la empresa unipersonal o la cooperativa, pero lo más usual es la organización en forma de sociedad.

LA EMPRESA Y LA CONTABILIDAD


LA EMPRESA

La empresa esta conformada por personas, capital y trabajo, factores que se reúnen para la producción, transformación, distribución, administración de bienes o para la prestación de un servicio.

La empresa de acuerdo con la actividad que realiza se clasifican en:

Agropecuaria: son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos agrícolas y pecuarios.


Mineras: son las empresas cuyo objetivo principal es la explotación de los recursos que se encuentran en el subsuelo.

Industriales: son las empresas dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados.

Comerciales: son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos.

De servicios: son las empresas que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación, transporte, seguros, y otros servicios.

La empresa de acuerdo con su tamaño puede ser:

Pequeña empresa: es aquella que maneja escaso capital y pocos empleados, su contabilidad es sencillas debido a que maneja poca información en este campo.

Mediana empresa: en este tipo de empresa se pueden observar una mayor división y el número de empleados es mayor, la inversión y los rendimientos obtenidos ya son considerables. Su información contable es más amplia.

Gran empresa: es de mayor organización. Posee personal técnico especializado para cada actividad. En este tipo de empresas se observa una gran división y especialización del trabajo y la inversión y las utilidades obtenidas son de mayor cuantía. La información contable se lleva de forma sistematizada ya que es demasiado amplia.

La empresa de acuerdo con la procedencia del capital se clasifican en:


Empresas Privadas: son las empresas que para su constitución y funcionamiento necesitan aportes de personas particulares.

Empresas oficiales o publicas: son las empresas que para su funcionamiento reciben aportes del estado

Empresas de economía Mixta: son las empresas que reciben aportes de los particulares y del estado.

La empresa según el número de propietarios se clasifican en:

˜ Empresas individuales: denominadas también empresas unitarias o de propietario único. En ellas aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa se extiende a mas personas.

˜ Sociedades: son las empresas de propiedad de dos o mas personas llamadas socios.


LA CONTABILIDAD


La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues esta proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero.
El estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello exige llevar la contabilidad.

Objetivos de la Contabilidad

La contabilidad permite:

1. Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática

2. Establecer en términos monetarios las cuantías de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.

3. Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

4. Facilitar la planeación

5. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.

La contabilidad según el campo al que se aplique puede ser:

¥ Contabilidad privada: es aquella que se lleva en las empresas cuyos propietarios son personas particulares, que a su vez puede ser de costos, comercial, de servicios, bancaria, hotelera, agropecuaria, y abarca otros campos de acción.

¥ Contabilidad Pública: proporciona los mecanismos para registrar todas las actividades económicas de las empresas estatales.


REGISTRO MERCANTIL


El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.

El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.

El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.

Deberán inscribirse en el registro mercantil:

- Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades.
- La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante.
- Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas.
- Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante.
- La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.
- Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.
- Los embargos y demandas civiles relacionadas con derechos mutación esté sujeta a registro mercantil.
- La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha vigilancia.
- Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.

La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto.
El mismo plazo señalado en el inciso primero de este artículo se aplicará a las copropiedades o sociedades de hecho o irregulares, debiendo en este caso inscribirse todos los comuneros o socios.

La petición de matrícula indicará: El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido, detalle de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos, y tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.

La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.

El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma: en el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y en un libro destinado a tal fin se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.

Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara.


Listado de los requisitos legales para constituir una empresa


1. Consultar el nombre en la Cámara de Comercio diligenciando el formulario de Homonimia para evitar confusiones por tener en mismo nombre.

2. Consultar el Código CIIU o clasificación por actividad económica

3. Diligenciamiento del formulario para solicitud del certificado de uso de suelo

4. Inscribirse en el Registro Único Tributario o RUT ante la DIAN y llevar la copia como anexo tributario ante la Cámara de Comercio para gestionar el registro mercantil

5. Para personas jurídicas elaborar el documento de constitución (documento privado y escritura de constitución en una notaria)

6. Diligenciar los formularios de matricula mercantil: Caratula Única y Anexos (las personas naturales deben diligenciar 2 formularios a saber: para persona natural y para el establecimiento de comercio)

7. Presentar ante la Cámara de Comercio: Formulario RUT, Formularios de Matricula Mercantil Caratula Única y Anexos y documento de identidad original de quien se matricula.

8. Cancelar los derechos de matricula en la Cámara de Comercio y la inscripción de los libros de contabilidad (las personas naturales inscriben tres libros: Libro diario, libro mayor y balances y libro de inventarios y balances y las jurídicas seis libros: Libro de registro de socios o accionistas, libro de actas, libro de junta de socios o asamblea de accionistas, y el libro diario, libro mayor y balances y libro de inventarios).

9. Diligenciar ante la Secretaria de Hacienda Municipal el formulario de Registro tributario Municipal.

10. Para las empresas fabricantes o comercializadoras de alimentos, medicamentos, productos de aseo o cosméticos deben registrarse ante el INVIMA.

DE LOS ACTOS, OPERACIONES Y EMPRESAS MERCANTILES



Son mercantiles para todos los efectos legales:

1) La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;


2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;

3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;

4) La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;

5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7) Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;

8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;

9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;

10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;

11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;

12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;

13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;

14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;

15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones;

16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;

17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;

18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y

19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

Se tendrán así mismo como mercantiles todos los actos de los comerciantes relacionados con actividades o empresas de comercio, y los ejecutados por cualquier persona para asegurar el cumplimiento de obligaciones comerciales. Si el acto fuere mercantil para una de las partes se regirá por las disposiciones de la ley comercial.

No son mercantiles:

1) La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;

2) La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor;

3) Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público;

4) Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no constituya por sí misma una empresa, y

5) La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.

DE LOS COMERCIANTES

Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona. Las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se considerarán comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones.

Toda persona que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse, es hábil para ejercer el comercio; las que con arreglo a esas mismas leyes sean incapaces, son inhábiles para ejecutar actos comerciales.

Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos:

1) Cuando se halle inscrita en el registro mercantil;
2) Cuando tenga establecimiento de comercio abierto, y
3) Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.

El comerciante que tome posesión de un cargo que inhabilite para el ejercicio del comercio, lo comunicará a la respectiva cámara mediante copia de acta o diligencia de posesión, o certificado del funcionario ante quien se cumplió la diligencia, dentro de los diez días siguientes a la fecha de la misma.
Se perderá la calidad de comerciante por la incapacidad o inhabilidad sobrevinientes para el ejercicio del comercio.